Önce Süreç Sonra Yazılım Aracı

Dijital araçlar, iş süreçlerine düzen ve verimlilik getiren güçlü teknolojik imkânlar sunar. İyi tasarlanmış ve doğru uygulanan dijital çözümler ile daha verimli ve kontrollü çalışma ortamları oluşturabiliriz. Bu sayede kayıplar azalır, iş akışları düzenli hale gelir ve insan hataları en aza indirgenir.

Dijitalleşmenin Avantajları (Neden Bu Kadar Önemli?)

Dijitalleşmenin şirketlere sağladığı avantajları temel olarak üç başlıkta ele alabiliriz:

1. Müşteri Memnuniyeti:

• Dijital çözümler sayesinde süreçler otomatikleşir ve hızlanır. Bu da müşterilere daha hızlı geri dönüş yapabilmemizi sağlar.
• Veri analizleri ve yapay zekâ destekli araçlar, müşteri ihtiyaçlarını daha iyi anlamamıza yardımcı olur.

2. Standartlaşma ve İnsan Hatasını Önleme:

• Dijital çözümler, iş süreçlerini belirli standartlara oturtur ve bu sayede her seferinde aynı kalitede sonuçlar elde edilmesini sağlar.
• Kullanılan objeler ve formlar aracılığıyla standart veri girişi, veri tutarlılığını artırır, insan hatası azalır ve iş süreçlerinin daha etkin yönetilmesi sağlanır

3. Doğru Veriye Ulaşım:

• Doğru veriye hızlıca erişim sağlanması işleri kolaylaştırır. Örneğin, bir CRM sistemi sayesinde satış ekibi, danışmanlık ve eğitim hizmetlerini yürüten ekipler müşteri ile ilgili doğru ve güncel bilgilere anında ulaşabilir.
• Tüm bölümler aynı veriye erişebildiği için iş birliği artar ve süreçler daha verimli hale gelir.
• Dijital sistemler sayesinde anlık veri toplanır, analiz edilir ve raporlanır. Böylece işletmeler, karar alma süreçlerinde güncel ve doğru bilgilere dayanarak en doğru kararları alır.
  

Süreçler Neden Doğru Tanımlanmalı? (Kaosu Önlemenin Anahtarı)

Şirketimizde "Süreçlerimizi dijital ortama taşıyalım" diye karar alındığını varsayalım. Ama mevcut süreçlerimiz karmaşık ve hatalar barındırıyor. İşte o zaman işlerin sarpa sarması çok muhtemel. Kaçınmamız gereken, hatalara yol açabilecek birkaç kötü senaryo:

• Zaman Kaybı: Eski veriyi yeni sisteme elle taşımak? Hem zaman alıcı hem de verilerin yanlış girilmesi gibi hatalara neden olabilir.
• Hatalı Veriler: "Çöp girerse çöp çıkar" kuralını unutmayın. Yanlış veriyle doğru sonuç alamazsınız.
• Ek Sorunlar: Sorunun kök nedenini anlamadan hatalar içeren bir süreci dijital ortama aktarırsak, "Bu da olmadı" diyeceğimiz yeni sorunlarla karşılaşabiliriz.
   

Doğru Süreçler Nasıl Tasarlanır? (Başarıya Giden Yol Haritası)

Bir sürecin doğru tanımlanmasını sağlamak için dikkat etmeniz gerekenler:

• Süreç Gereksinimleri: Süreçlere de ürünler gibi yaklaşın. Süreçlerinizin gereksinimlerini belirleyin. Bu gereksinimleri karşılayan süreçler oluşturun.
• Girdiler ve Çıktılar: Her sürecin girdi ve çıktılarını tanımlayın. Bu tanımlar net bir şekilde yapılmalıdır. Kullanıcısı olmayan bir çıktı süreçte yer almasın.
• Süreçler Arası Bağlantılar: İş süreçleri birbirine bağlıdır. Satın alma, tedarik zincirine, o da üretime bağlıdır. Zincirin bir halkası koparsa, işler karışır. Bağlantıları görün, tanımlayın.
• Paydaşların Beklentileri: Müşteriler ve çalışanlar süreçlerden ne bekliyor? Süreçleri bu beklentilere göre oluşturun.
• Sorunlu Noktaların Tespiti: Süreçte hangi adımlar sorun yaratıyor? Bazı ürünlerimizde hala sapma ve feragat kullanmaya devam mı ediyoruz? Müşteri geri bildirimlerine yanıt vermede gecikiyor muyuz? Bu noktaları tespit edin ve çözüm bulun.
• Sürekli iyileştirme: Süreçlerin etkinliğini artırmak için doğru metrikler belirleyin ve sürekli iyileştirin. Neyi ölçerseniz onu yaparsınız; bu nedenle, sürecin çıktısını iyileştiren metrikler kullanın. Örneğin, bir kahve makinesi üretim hattında sadece üretim süresini değil, hatasız üretilen makine sayısını da takip etmek verimliliği ve kaliteyi artırır.
  

Örnek Vaka: Kahve Makinesi Üreticisi Firma ve Değişiklik Yönetimi Süreci

Bir kahve makinesi üreticisi firmanın ürünlerinde sıklıkla iyileştirmeler ve hatalardan kaynaklı değişiklikler olmaktadır. Ancak, bu değişikliklerin etkin yönetilememesi süreçte ciddi sorunlara yol açmaktadır:

• Problem Tanımı Doğru Değil: Genellikle problem doğru şekilde tanımlanmıyor. Eksik bilgileri tamamlamak için zaman kaybı yaşanıyor.
• Etki Analizinde Zorluklar: Yapılan değişikliklerin parçalara ve dokümanlara olan etkilerini belirlerken zorluk yaşanıyor.
  - Değişikliklerden etkilenen veriler farklı sistemlerde tutuluyor.
  - Kalemlerle veri setleri arasında bağlantılar eksik.
  - Kahve makinesinin üretiminde kullanılan cihazlara, takımlara ilişkin dokümanlar güncel değil veya eksik.
• Değişikliğin Maliyetini Öngörememe: Değişikliklerin maliyeti doğru hesaplanamıyor. Maliyet ile ilgili kayıtlar düzenli tutulmuyor. Maliyet doğru öngörülemediği için değişikliğin onaylanması aşamasında yanlış kararlar alınabiliyor.
• Değişikliğin Doğru Zamanda Devreye Alınamaması: Değişikliğin uygulama planını oluşturmak ve ne zaman devreye alınacağını belirlemek kolay değil. Bu durum, stokta hatalı parçaların birikmesine ve sık sık düzeltici işlem gerektiren durumların oluşmasına yol açabiliyor.

Problemi Nasıl Çözeriz?

1.      Süreç Gereksinimleri: Deming’in “Planla, Uygula, Kontrol Et ve İyileştir” yaklaşımını kullanarak değişiklik yönetimi sürecimizi ele alıyoruz.

Öncelikle sürecin gereksinimlerini belirliyoruz. Gereksinimleri tanımlarken, hangi bilgilerin problem tanımında yer alacağı, problemi hangi ekibin değerlendireceği, hangi durumlarda problemin değişiklik talebine dönüşeceği, değişikliğin etki analizini kimlerin yapacağı, değişikliğe kimlerin onay vereceği gibi temel soruları cevaplandırıyoruz.

2.      Girdiler ve Çıktılar: Sürecin girdilerini ve çıktıları belirliyoruz. Bu aşamada, diğer süreçlerle olan ilişkileri de değerlendirip, sürece katkısı olmayan aktiviteleri eliyoruz.

3.      Sorunlu Noktalar ve Çözüm Önerileri: Belirlenen sorunlu noktaları ve çözüm önerilerini değerlendiriyoruz. İyi uygulamalar göz önünde bulundurularak, şirketimize en uygun çözüm yöntemini tespit ediyoruz.

4.      Pilot Projede Uygulama ve İyileştirmeler: Süreci bir pilot projede uyguluyoruz. Doğru metriklerle sürecin uygunluğu kontrol ediyoruz. Gerektiği durumda düzeltmeler yaparak süreci iyileştiriyor ve çözümü yeniden kontrol ediyoruz.

5.      Dijitalleşme: Süreç pilot projede başarıyla uygulandıktan sonra iş akışlarını dijital ortama aktarıyoruz.

Bu uygulama ile elde ettiğimiz sonuçlar:

• Merkezi Yönetim: Standart objeler kullanılarak tüm verilerinin Ürün Veri Yönetimi (PLM) sistemi ile doğru şekilde toplanması sağlanır veya diğer sistemlerle arayüzler kurulur.
• Etkili Dokümantasyon: Veri setlerinin (doküman, model vb.) parçalarla ilişkilendirilmesi, etki analizini kolaylaştırır.
• Hızlı Karar Alma: Değişikliklerin etki analizi doğru yapılarak ve değişikliğin maliyeti doğru hesaplanarak hızlı ve doğru kararlar alınır.
• Değişikliğin Uygulanması: Değişikliğin uygulama planının yapılması ve devreye alınacağı noktanın belirlenmesi kolaylaşır.
• Verimli Ekipler: Dijital araçlar, ekiplerin iş yükünü dengeler ve iş birliğini artırır.
  Artan Müşteri Memnuniyeti: Düzeltici faaliyetler azalır. Daha kaliteli ve güvenilir ürünler sunularak müşteri memnuniyeti artırılır.

PLM sisteminin entegrasyonu sayesinde kahve makinesi üreticisi firma, değişiklik yönetimini etkin bir şekilde gerçekleştirir. Bu yaklaşım, veri bütünlüğünü sağlar, dokümantasyon hatalarını azaltır, maliyetleri kontrol altında tutar ve müşteri memnuniyetini artırır. Sonuç olarak, firma operasyonel verimliliğini yükseltirken, rekabet gücünü de artırır.

Değerlendirme ve Sonuç:

Dijitalleşme tüm problemlerimizi çözen, işlerimizi otomatik hale getiren sihirli bir çözüm değildir. Dijitalleşmenin başarısı, süreçlerimizin olgunluğuna bağlıdır. Süreç tanımlarımız doğru değilse, dijital çözümler işleri düzenlemek yerine daha da karmaşık hale getirebilir.

YAZAR: AYŞE ŞOLPAN TEMİZ