İyi tanımlanmış, açık, doğru ve anlaşılır iş süreçleri bir şirketin başarısında ve sürdürülebilirliğinde önemli rol oynar. Süreçteki gecikmeler ve kaynak israfı en aza indirgenir. Bu da operasyonel maliyetleri azaltarak kuruluşların daha az kaynakla daha fazlasını elde etmesini sağlar. İş akışları kolaylaşır ve görevlerin tamamlanması için gereken süreler azalır. Bu sadece üretkenliği artırmakla kalmaz, aynı zamanda müşteri ihtiyaçlarına ve pazar değişikliklerine de daha hızlı yanıt verilmesini sağlar.

Modül 3 ile şirketlerde eksik veya düzeltilmesi gereken süreçler belirlenir ve bu süreçleri geliştirmek veya baştan oluşturmak için bir yol haritası çıkartılır.

Yol haritasındaki her bir adımın şirkete sağlayacağı fayda analiz edilir ve şirketin kaynakları da göz önünde bulundurularak bir önceliklendirme yapılır. Bu önceliklendirmeye göre süreçleri geliştirmek veya yeniden oluşturmak için ‘Kurumsal İş Süreçleri Uyarlama Planı’ ortaya çıkartılır. Bu plan, Modül 1 kapsamında oluşturulan Değerlendirme ve Önceliklendirme Raporu kullanılarak hazırlanır. Kurumsal İş Süreçleri Uyarlama Planı hızlı kazanımlar ve ölçülebilir sonuçlar içeren yakın ve uzun vadeli eylem planlarını içerir.

Uygulama için mutlaka bir pilot proje seçilerek, geliştirilen süreçlerin ilgili projede uygulanması sağlanır. Pilot projede başarı sağlandığı durumda, geliştirilen süreçlerin diğer projelerde de kullanıma alınması şeklinde planlama yapılır.

Süreç Geliştirme Çalışması kapsamında, karar vericilerin yer alacağı bir “Yönlendirme Kurulu” ile günlük uygulamaları takip edecek, yürütecek bir “Uygulama Ekibinin” belirlenmesi gerekir.

Sürdürülebilir değişimin başarılı olması için, buna inanan ve sonuna kadar götürmeye kararlı olan adanmış şampiyonlara ihtiyaç vardır. Kurumsal dönüşüm projesine liderlik yapmak üzere, ilgili süreçlere hâkim, iyi iletişim ve liderlik becerilerine sahip bir çalışanın “Şampiyon” olarak belirlenmesi faydalı olur. Şampiyon sürecin kesintisiz uygulanmasını ve süreçte yaşanan dar boğazların hızlıca giderilmesini sağlayarak projenin başarılı olmasında etkin bir rol alır.

Süreç Geliştirme Modülü Kapsamı

1- Süreç Değerlendirme

Danışmanlık projesi kapsamında sadece bu modül uygulanacak ise, şirketin öncelik verdiği süreçler kapsamında uyarlama ve süreç geliştirme çalışması yürütülebilir.

İlk olarak Modül 1, Değerlendirme ve Önceliklendirme modülü işletilecek ise aşağıda listelenen 1 ve 2. Adımlar, Modül 1 kapsamında ele alınır. Bu durumda “Boşluk Analizi Raporu” yerine “Değerlendirme ve Önceliklendirme Raporu” kullanılır.

• Şirketlerin misyon ve vizyonunu içeren Stratejik İş Planından başlayarak, ürün ve hizmetin oluşturulması ile ilgili tüm iş süreçleri ve süreçlerin uygulamalarının gözden geçirilmesi,
• CM2-500 referans alınarak, var olan süreçlerle en iyi uygulamaların karşılaştırılması ve boşluk analizi gerçekleştirilmesi,
• Üzerinde çalışılacak süreçlerin belirlenmesi,
• Üst seviye ve detay süreçlerin tanımlandığı Süreç hiyerarşisinin oluşturulması,
• Değerlendirilen süreçlere yönelik olarak; kapsam, görevler ve önceliklerin de tanımlandığı, bir Kurumsal İş Süreçleri Uyarlama Planının oluşturulması,
• Kurumsal İş Süreçleri Uyarlama Planına uygun olarak süreçlerin geliştirilmesi

2- Süreç Geliştirme

Şirketlerin misyon ve vizyonunu içeren stratejik iş planından başlayarak, ürün ve hizmetin oluşturulması ile ilgili tüm iş süreçleri gözden geçirilir, düzeltmeler tanımlanır, gerekmesi durumuna süreçler yeniden oluşturulur.

Şirket süreçlerin oluşturulması için aşağıda listelenen süreçler referans alınabilir:

1. İş Geliştirme ve Pazarlama

1.1. Tanıtım

1.2. Teklif Süreci

2. Program Yönetimi

2.1. Kontrat Yönetimi

2.2. Proje Yönetimi

2.3. Proje Yönetim Ofisi

2.4. Risk Yönetimi

3. Geliştirme Süreci

3.1. Gereksinim Yönetimi

3.2. Özel Mühendislik (Güvenilirlik, İdame Edilebilirlik, Ergonomi vb.)

3.3. Tasarım Mühendisliği

3.4. Tasarım Doğrulama ve Geçerli Kılma

3.5. Proses (Üretim, Bakım, Test vb.) Mühendisliği, Dokümantasyonu ve Sistem Gerçekleştirme & Entegrasyon

3.6. Standartların Yönetilmesi

4. Ürün Konfigürasyon Yönetimi

4.1. Ürün Ana Hatlarının Yönetimi

4.2. İsimlendirme ve Numaralandırma

4.3. Verilerin Yönetimi

4.4. Değişiklik Yönetimi

4.5. Kayıtların Yönetimi

5. Bilgi Sistemleri (Teknolojileri) Altyapısı Değerlendirme

6. Tesis ve Varlık Yönetimi

3- Süreç Geliştirme Modülü Çıktıları

• Boşluk Analizi Raporu (Bu modül tek başına uygulandığı durumda)
• Kurumsal İş Süreçleri Uyarlama Planı
• Kurumsal Dönüşüm Projesi Şampiyonu
• Yönlendirme Komitesi
• Uygulama Ekibi
• Üst seviye ve detay süreçlerin tanımlandığı Süreç Haritası
• Süreç Dokümanları
• Prosedürler
• Talimatlar
• Şablonlar vb.